Für viele Unternehmen ist der Online-Shop eine der wichtigsten Einnahmequellen. Praktisch, weil 24h aktiv, kein Personalbedarf um Umsatz zu generieren und leicht zu pflegen.
Allerdings hat das auch seine Tücken, wenn das System ausfällt. Durch Hardware- oder Softwarestörungen, oder auch durch Cyberattacken kann es hier zu Ausfällen von Stunden bis zu mehreren Tagen kommen. Oft bricht dann der gesamte Umsatz weg und der Ruf des Unternehmens leidet.
Um die Auswirkungen so gering wie möglich zu halten, braucht es einen Notfallplan. Dieser stellt sicher, dass die Kunden weiter bedient werden können und weiter Umsatz gemacht werden kann, bis das System wieder funktionsfähig ist.
Für die Erstellung eines Notfallhandbuches braucht es folgende Schritte
- Definieren des Notfallteams
In jeder Krise oder Katastrophensituation braucht es Personen, die Verantwortung übernehmen, sowie Entscheidungen treffen können, wollen & dürfen. Es ist das Team, dass das Schiff durch den Sturm steuert. - Notfallabläufe
Diese sollen sicherstellen, dass der Betrieb (für den Kunden) so gut wie möglich aufrecht erhalten werden kann. - Notfall-„Ressourcen“
Das sind Hilfsmittel oder Alternativen, die man vorbereitet hat, um in einer Notfallsituation darauf zugreifen zu können. Das können vorbereitete Artikellisten, Lagerlisten, Lieferscheinformulare oder Rechnungsvorlagen sein. - Kommunikationsplan
In einer Krise kann die richtige Kommunikation über das Weiterbestehen des Unternehmens entscheiden. Gerüchte, die einmal in die Welt gesetzt wurden, können nicht mehr eingefangen werden. Deshalb sollte man in einer Krise mit allen Interessensgruppen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern,…) immer aktiv kommunizieren.
Wichtigste Tipps für die Notfallvorsorge für einen Online-Shop
- Überlegen Sie, wie Sie Kunden über alternative Kanäle bedienen können: Eine Notfallwebseite, mit einer Telefonnummer oder Mailadresse, wo Ihre Mitarbeiter telefonisch oder per Mail Bestellungen entgegennehmen können. Damit die aber wissen, welche Artikel im Lager sind und was sie kosten, brauchen sie Zugriff auf diese Daten, daher:
- Speichern Sie die wichtigsten Daten nicht nur in ihrem Online-Shop ab. Überlegen Sie, was sie bräuchten, um Bestellungen entgegenzunehmen, Lieferungen zu machen, Rechnungen zu stellen. So können hilfreich sein: - Artikellisten mit Preisen - Lagerstandslisten - Formularvorlagen für Bestellscheine, Lieferscheine, Rechnungen - Kontaktdaten Ihrer Bestandskunden, Lieferanten, Logistikfirmen, Mitarbeiter
- Beschreiben Sie die Notfallabläufe für Ihre Mitarbeiter, sodass diese wissen, was im Falle des Falles zu tun ist – auch wenn sie, als Eigentümer, vielleicht selbst auf Urlaub sind.
- Üben Sie diese Notfallabläufe, damit diese dann reibungslos funktionieren
- Überlegen Sie sich, über welche Kanäle, mit welchem Inhalt Sie kommunizieren wollen und die aktuelle Situation bekannt machen.
Mit entsprechender Vorbereitung können Sie Stillstand vermeiden und Ihren Kunden auch in schwierigen Situationen Ware liefern. Eine kleine Investition im Vergleich zu 1 Tag Umsatzverlust.
