Ray Tomlinson, der Erfinder der E-Mail, hat die moderne Kommunikation revolutioniert. Wir erinnern uns an die Anfänge der elektronischen Post zurück und verraten Ihnen, was Sie tun können, damit Ihre Mails und Newsletter zuverlässiger gelesen werden.
Vor einigen Jahren wurde Ray gefragt, wie viele Mails er denn so bekommen würde. Knapp 200 pro Tag, war seine Antwort. Davon würde die Hälfte im Müll landen, 14 würde er beantworten. Ziemlich durchschnittlich, wäre Rays voller Name nicht Ray Tomlinson und er der Erfinder der modernen E-Mail.
Vor einem Monat ist Ray Tomlinson gestorben. Während er vor 45 Jahren durch eine technische Spielerei die weltweite Kommunikation auf den Kopf stellte und mit seiner Innovation den Arbeitsalltag um so Vieles erleichterte, machen wir uns heute schon lange keine Gedanken mehr darüber, dass wir elektronisch kommunizieren.
E-Mail für dich: Rays stille Revolution
Zwischen diesen beiden Computern wurde die erste E-Mail verschickt. Quelle: https://ds.bbn.com/~tomlinso/ray/ka10.html
Selbst Ray Tomlinson konnte sich an den Inhalt seiner allerersten E-Mail nicht erinnern. Es mochte wohl die Buchstabenkombination QWERTYUIOP gewesen sein, oder zumindest etwas Ähnliches. Die Nachricht wurde von einer Maschine an die direkt danebenstehende geschickt, verbunden waren die beiden Computer durch das Arpanet – dem Vorläufer des heutigen Internets.
Als Ray mit seiner Arbeit zufrieden war und das Programm so zu funktionieren schien, wie er sich das vorgestellt hatte, schickte er eine E-Mail an sein Team. So kündigte sich das erste E-Mail Netzwerk der Welt quasi selbst an.
Auch wenn es für uns heute zum Alltag gehört, dass wir uns elektronisch miteinander unterhalten, spielt die Frage, wie wir kommunizieren, eine große Rolle. Ray Tomlinson kam überhaupt erst auf die Idee, den Weg der elektronischen Kommunikation zu gehen, weil er es Leid war, Informationen immer ausdrucken und seinen Kollegen einfächern zu müssen. Sein damaliges Credo, den Informationsweg kurz zu halten und zu vereinfachen mag zwar heute noch gültig sein, führt aber dazu, dass sich immer mehr Nachrichten in immer kürzeren Abständen im virtuellen Postfach tummeln und darauf warten, gelesen zu werden.
Egal, ob es sich um eine einfache E-Mail handelt, oder den monatlichen Newsletter – bei der Fülle an Mitteilungen, die jeden Tag in unserem elektronischen Postkasten landen, ist es kein Wunder, wenn Sie den Überblick verlieren.
Statistiken zur E-Mail-Nutzung
Weltweit werden jeden Tag ungefähr 205,6 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen.
Quelle: statista.com
6 Mio. Spam-Mails pro Tag in Österreich, das entspricht ca. 2 unerwünschten Nachrichten pro Nutzer und Tag.
Quelle: ots.at
Die Zahl der empfangenen E-Mails in Deutschland liegt pro Tag und Nutzer zwischen 18 und 37.
Quellen: bitkom.org, computerwoche.de
Elektronische Beziehungen und ihre Eigenheiten
Damit Sie als Sender sicher sein können, dass Ihre Nachricht auch gelesen wird, ist es also wichtig zu verstehen, wie Ihre Empfänger E-Mail-Programme nutzen. 2015 anaylsierte endlich jemand die komplizierte Paarbeziehung in der E-Mail-Kommunikation: Forscher der Yahoo Labs und des University of Southern California Information Sciences Institute haben eine Studie herausgebracht, die das Nutzerverhalten der E-Mail-Sender und Empfänger beschreibt. Klar, keine Beziehung gleicht der anderen, die „Paartherapeuten“ aus Kalifornien haben aber folgende Typen identifiziert, die in vielen E-Mail-Paaren vorkommen:
- Der kurz-Angebundene: 50% seiner Antworten auf eine E-Mail waren unter 43 Wörter lang, die meisten Antworten enthielten überhaupt nur 5 Wörter.
- Der Romantiker: Schreibt elektronische Liebesbriefe, die auch gerne über 200 Wörter haben dürfen. Das Beste dabei: Er braucht dafür nicht einmal länger, als andere für ihre kurzen Mails. Wahrscheinlich hat er viel Übung.
- Der Verlässliche: Antwortet auf Mails, die unter der Woche gesendet werden, schneller und länger, als wenn er sie am Wochenende bekommt. In der Früh fallen die Antworten außerdem ausführlicher aus, als am Nachmittag oder am Abend.
Spannend, aber nicht unerwartet ist außerdem, dass es einen Generationen-Unterschied in der Art und Weise gibt, wie E-Mails geschrieben und beantwortet werden. Es gilt: Je älter man wird, desto langsamer schreibt man. Oder aber: Desto überlegter antwortet man (was natürlich mehr Zeit beansprucht ;-) ).
Während der typische Teenager durchschnittlich nur 13 Minuten braucht, um auf eine Mail zu antworten, brauchen junge Erwachsene (zwischen 20 und 35 Jahre alt) 16 Minuten. Die 36 bis 50-Jährigen benötigen schon 24 Minuten und die über 51-Jährigen sitzen sogar länger als eine Dreiviertelstunde an einer Mail.
So weit so gut. Aber wie kommt man nun dort hin, dass die eigenen E-Mails gelesen werden?
Welche E-Mails möchten Sie optimieren?
Um die Frage zu beantworten, wie die Leserate einer E-Mail verbessert werden kann, gilt es zuerst einmal zu klären, um welchen Typ E-Mail es sich handelt:
- Die mitteilende E-Mail: Will informieren, also dem Leser etwas mitteilen, das er noch nicht wusste. Bis jetzt. Unter Mitteilung im klassischen Sinn fällt zum Beispiel eine Mail mit der Info, dass ein neuer Blogpost online ist, oder ein Report, also beispielsweise eine Liste mit den neuesten Jobs, die am besten zu einem passen. Aber auch der typische Newsletter fällt in diese Rubrik. Wichtig ist dabei, dass die Information dem Leser nutzt.
- Die automatische E-Mail: Hier sind Transaktions-Mails gemeint, die beispielsweise durch den Kauf eines Produkts ausgelöst werden. Aber auch Bestellbestätigungen, Freundschaftseinladungen, oder Willkommensnachrichten bei der Eröffnung eines neuen Accounts fallen darunter. Es handelt sich also um automatisch gesendete Benachrichtigungen, die vom Empfänger mehr oder weniger erwartet werden – entweder um sie zu bestätigen, oder gewünschte Infos abzufragen.
- Die anbietende E-Mail: Informiert beispielsweise darüber, dass es gerade Prozente im Online-Shop abzustauben gibt und setzt alles daran, seine Empfänger zum Kauf zu bewegen.
Betreff optimieren: Die Nadel im Heuhaufen finden
Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, welche Art von E-Mail Sie versenden möchten, geht es im nächsten Schritt darum, die passende Betreffzeile zu finden. Die Betreffzeile ist deshab so wichtig, weil sie das Erste ist, was der Empfänger von Ihrer Nachricht zu sehen bekommt. Grob gesagt gibt es hier kein richtig oder falsch, aber es gibt gut oder besser. Damit Sie die beste Betreffzeile für Ihre Nachricht finden und die Suche danach nicht zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen wird, hat Isla McKetta von moz eine tolle Übersicht dazu zusammengestellt:
Verschiedene Typen von Betreffzeilen
Direkt: Wenn die Information interessant genug ist, können Sie sie geraderheraus hinschreiben. In diesem Sinne ist die Betreffzeile “Genieße -20% Rabatt auf unsere Outdoor-Produkte” voll in Ordnung.
Verspielt: Bringen Sie Ihre Leser zum Lachen und sie werden sich an Sie erinnern. Die Kunst dabei ist, es nicht zu übertreiben.
Neugierig-machend: Deuten Sie an, was den Leser der Mail erwartet, ohne alles vorweg zu verraten.
Personalisiert: Personalisierte Nachrichten erwecken den Anschein, die E-Mail wäre nur an den jeweiligen Empfänger gerichtet. Er fühlt sich angesprochen und in Folge darauf auch eher bereit, zu handeln. Personalisieren können Sie Ihre Mails indem Sie den Empfänger namentlich ansprechen. Dabei unterscheiden sich die Öffnungsraten der E-Mails je nachdem, ob der volle Name in der Betreffzeile vorkommt, oder bloß Vor- oder Nachnamen genannt werden. Die Grafik von Mailchimp veranschaulicht das sehr gut:
Wenn Sie Ihre E-Mail Empfänger in der Betreffzeile mit Vor- und Nachname ansprechen, erreichen Sie die höchste Öffnungsrate.
Quelle: https://blog.mailchimp.com/subject-line-data-choose-your-words-wisely/
Hier kommt es allerdings stark darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind. In ihrer Analyse haben die Leute von Mailchimp herausgefunden, dass die Personalisierung über den Vornamen zwar am Häufigsten angewendet wird, in der Rechtsbranche aber dazu führt, dass die gesendeten Mails weniger oft geöffnet und gelesen werden.
Limitiert: Wenn sich etwas wichtig, einmalig, besonders anhört, ist es wichtig, einmalig und besonders, zumindest meistens. Klingt logisch? Ist es auch: Es gibt bestimmte Schlüsselwörter, die Empfänger eher dazu veranlassen, E-Mails zu öffnen, als andere. Beispiele sind: dringend, eilt, Eilmeldung, wichtig…
Call to action: Diese Betreffzeilen fordern den Empfänger dazu auf, etwas zu tun: “Besuch uns im Shop und ergatter’ -20% Rabatt auf…”, oder “Sag’ uns, was du dir wünschst…” sind typische Calls-to-action, die den Leser neugierig auf den ganzen Inhalt der Mail machen.
Auch die Formatierung der Betreffzeilen hat einen kleinen Effekt auf die Öffnungsrate Ihrer gesendeten Mails. Versuchen Sie sich von den übrigen E-Mail Sendern abzuheben, indem Sie
- mit Groß- und Kleinschreibung spielen: WENN DIE BETREFFZEILE KOMPLETT IN GROSSBUCHSTABEN GEHALTEN IST, WIRKT SICH DAS POSITIV AUF IHRE ÖFFNUNGSRATE AUS.
- Symbole einfügen: Wenn Sie Symbole und Emojis verwenden, achten Sie darauf, es nicht zu übertreiben. Symbole sollten ein Eyecatcher sein und die Information in der Betreffzeile unterstützen. Zu viel des Guten wirkt allerdings schnell unseriös.
- die Länge der Betreffzeile variieren: Verwenden Sie extra kurze oder extra lange Betreffzeilen. Bei den extra langen Zeilen müssen Sie bedenken, dass viele E-Mailprogramme nicht den ganzen Text anzeigen, besonders wichtige Informationen sollten daher weiter vorne stehen. Generell gilt aber, dass kürzere Betreffe besser funktionieren, eine Betreffzeile mit 28-39 Zeichen hat die höchste Öffnungsrate. Viele Leser “scannen” ihre Mails auch nur und erfassen kürzere Betreffe besser.
Fazit
Wahrscheinlich fühlt sich jeder von uns ein wenig ertappt, wenn lieblos formulierte Mails, oder zu schnell abgeschickte Nachrichten zur Sprache kommen. Dass oft nur ein Wort den Unterschied machen kann, wird dabei oft vergessen.
Die Leute von Mailchimp geben daher zum Abschluss den wertvollsten Tipp mit auf den Weg:
„When it comes to email marketing, the best subject lines tell what’s inside and the worst subject lines sell what’s inside.“
Quellen & Links zum Weiterlesen:
https://moz.com/blog/email-subject-line-types
https://blog.mailchimp.com/mailchimps-subject-line-researcher/
https://blog.mailchimp.com/subject-line-data-choose-your-words-wisely/
http://mailchimp.com/resources/research/email-marketing-subject-line-comparison/
http://kb.mailchimp.com/campaigns/previews-and-tests/best-practices-for-email-subject-lines
http://www.sueddeutsche.de/digital/ray-tomlinson-als-mister-die-e-mail-erfand-1.2895744
